Kerox Kft.

Megállapítás

A Kerox évente 25 millió betétet szállít közel 400 vevőnek 40 országba. Minden rendelés, minden termékspecifikációs kérdés, minden értékesítési visszajelzés egy németországi, olaszországi, kínai vagy egyesült államokbeli disztribútortól a kereskedelmi csapaton fut keresztül. A cég maga is jelzi, hogy a műszaki mérnökök az értékesítőkkel együtt utaznak a vevőlátogatásokra: ez arra utal, hogy az ügyfélkezelés munkaigényes, kézi és kapcsolatfüggő, nem pedig rendszerszintűen szervezett. A bevétel 2023-ban 17%-kal esett vissza, miközben a kereskedelmi létszám nem csökkent ezzel arányosan — vagyis a hálózat kezelésének kapacitásköltsége a volumentől nagyrészt függetlenül, fixen jelentkezik. 400 ügyfélnél már heti 30 perc rutinkoordináció ügyfelenként évi több mint 3000 munkaórát jelent, még mielőtt egyetlen magas értékű kereskedelmi tárgyalás elkezdődne.

400 vevő. 40 ország. A bevétel 17%-kal esett 2023-ban. A hálózatot kezelő kereskedelmi létszám nem csökkent vele együtt.

A megoldásunk

A Lightbloom beépít és felépít egy disztribútori ügyfélkezelő agentet: automatizált rendelésfelvétel a rutinrendelésekhez (a rendelési paraméterek illesztése a termékkatalógushoz, az egyedi konfigurációk emberi jóváhagyásra jelölése), az értékesítési adatok konszolidálása a disztribútori adatforrásokból, valamint ügyfélkapcsolat-figyelés, amely jelzi az elcsendesülő ügyfeleket, a csökkenő rendeléseket vagy a korábbi mintáktól eltérő specifikációkat. A rutinkoordináció átkerül a rendszerbe; a kereskedelmi munkatársak ideje a magas értékű tárgyalásokra koncentrálódik. A Kerox jelentős ázsiai terjeszkedést tervez. Automatizálás nélkül az ázsiai ügyfélkör minden megduplázódása arányos kereskedelmi létszámbővítést igényelne. Az agent felveszi ezt a többletterhelést. Becsült visszanyerhető érték: évi 71–126 M Ft felszabaduló kapacitás, amely az ázsiai ügyfélkör bővülésével az elkerült létszámbővítésen keresztül válik tényleges megtakarítássá.

Megállapítás

A Kerox gyakorlatilag teljes termelését exportálja: évi 25 millió betétet közel 400 vevőnek 40 országba, lefedve az Európai Uniót, az Egyesült Államokat, Kínát, valamint Ázsia, a Közel-Kelet és Latin-Amerika piacait. Minden szállítmányhoz exportokmányok szükségesek: vámáru-nyilatkozatok, származási bizonyítványok, csomagolási jegyzékek, kereskedelmi számlák és piacspecifikus megfelelőségi dokumentumok. 25 millió darab és nagyjából 400 ügyfél mellett az éves különálló szállítmányok száma több ezerre rúg. Mindegyikhez a célpiacra és a termékkonfigurációra szabott papírmunka tartozik. A jelenlegi folyamat szinte biztosan ERP-ből generált sablonok és a piacspecifikus mezők kézi kitöltésének kombinációja, és lineárisan skálázódik a szállítmányok számával. Ahogy a Kerox bővíti az ázsiai ügyfélkörét (Kína már a termelés 40%-át adja), minden új piacon megjelenő új ügyfél egy újabb dokumentációs változatot ad a kézi munkaterheléshez.

Egy rosszul besorolt HS-kód egy amerikai vámkezelésnél csúsztatja a szállítmányt és rombolja a kapcsolatot. A jelenlegi folyamat minden egyes szállítmánynál előállítja ezt a kockázatot.

A megoldásunk

A Lightbloom felépít egy exportdokumentációs agentet: az ERP rendelési adataihoz kapcsolódva minden szállítmányhoz a rendelési adatokból generálja a teljes okmánycsomagot, a célpiaci szabályokat konfigurálható logikaként beépítve. A kimenet ellenőrzésre kész dokumentáció, amely emberi jóváhagyást igényel — nem teljesen önműködő beadás. Az agent a standard szállítmányok 80%-át (ismert piacokon lévő bevett ügyfeleknek küldött ismételt rendeléseket) automatikusan kezeli; az ember a fennmaradó, nem szokványos 20%-ra koncentrál. A megtakarítás mechanizmusa a létszám: az a 3–5 adminisztratív munkatárs, akik ma idejük jelentős részét a dokumentáció előállítására fordítják, átáll az ellenőrzésre és a kivételkezelésre. 3–5 fő × 690 E Ft/hó × 12 hónap = évi 25–41 M Ft közvetlen visszanyerhető költség. A másodlagos megtakarítás a megszűnő hibákból eredő csúszás: egy rosszul besorolt HS-kód vagy hibás származási bizonyítvány a Keroxnak és a vevőjének is időbe és pénzbe kerül. A dokumentált szállítmányok hibacsökkentési hasznát konzervatív, évi 7–22 M Ft többletmegtakarításként hozzáadva adódik a teljes tartomány.

Megállapítás

A Kerox több tucat betétváltozatot gyárt, kiterjedt rendelésenkénti egyedi igazítással: átmérő, bevonatváltozat, átfolyási sebesség, forgásirány, melegvíz-határoló konfiguráció, anyagok és még sok más. Amikor egy csaptelepgyártó OEM új modellt specifikál vagy módosított konfigurációt kér, a Kerox kereskedelmi és műszaki csapatának fel kell mérnie, hogy a kombináció a gyártási tűréshatárokon belül van-e, be kell áraznia, és vissza kell adnia az árajánlatot. A cég 25 mérnököt foglalkoztat a fejlesztésben, és kifejezetten olyan modellt működtet, amelyben a műszaki munkatársak az értékesítőkkel együtt utaznak a vevőtárgyalásokra. 400 vevőnél 40 országban, akik mindegyike rendszeresen kér konfigurációs módosításokat ahogy a csaptelepterveik fejlődnek, az árajánlat-adásra és specifikációra fordított összes idő jelentős. Egy ügyfélspecifikációs egyeztetésbe bevont mérnök közben nem fejleszt. A jelenlegi modell a kapcsolatban megkülönböztető erejű, működésileg viszont költséges.

Egy strukturált árajánlat-készítő agent nem szünteti meg a magas értékű műszaki egyeztetéseket. A rutinszerű konfigurációellenőrzéseket kezeli, hogy a mérnökök csak akkor lépjenek be, amikor a specifikáció valóban mérnöki döntést kíván.

A megoldásunk

A Lightbloom felépít egy termékkonfigurációs és árajánlat-készítő agentet: olyan rendszert, amely tartalmazza a teljes termékmátrixot (minden érvényes konfigurációs kombinációt és gyártási tűréshatárt), fogad egy ügyfélspecifikációs kérést, leellenőrzi a mátrixhoz, beárazza a standard költségmodellből, és kereskedelmi ellenőrzésre kész árajánlat-tervezetet ad vissza. Az érvénytelen konfigurációkat a legközelebbi érvényes alternatívával jelöli meg. A mátrixon kívül eső, új konfigurációk a releváns, már előkészített kontextussal kerülnek a mérnökhöz, megszüntetve a kontextus minden mérnöki vizsgálat előtti újraépítésére fordított időt. A visszanyerhető érték a rutinszerű árajánlat-támogatásból a fejlesztésbe átirányított mérnöki órák: 4–6 mérnök, idejük 30–40%-át árajánlat-támogatásra fordítva, havi 1,2–1,5 M Ft teljes költséggel (a mérnökök a cégátlagnál többe kerülnek) = évi 17–27 M Ft közvetlen mérnöki költség. Az átirányított mérnöki órák fejlesztési kibocsátási értékét konzervatívan egy 2 Mrd Ft-os termékkategóriára vetítve a teljes visszanyerhető becslés eléri az évi 63–99 M Ft-ot.